RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSURATAN DAN PENGARSIPAN BERBASIS WEB PADA PG GONDANG BARU KLATEN

Abstract

Teknologi sudah menjadi bagian yang sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk membantu setiap proses bisnis yang ada. PT Perkebunan Nusantara IX (persero) PG Gondang Baru Klaten merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan tanaman tebu menjadi produk gula pasir. Kegiatan operasional perusahaan tidak hanya seputar proses produksi, akan tetapi diperlukan juga adanya kegiatan administrasi kantor yang sangat membutuhkan manajemen yang baik untuk mengelola perusahaan. Pada PG Gondang Baru, pelaksanaan administrasi pengarsipan masih bersifat manual dalam pengolahan data surat. Selain itu, pendistribusian data surat dari PG Gondang Baru Klaten masih dikirim langsung ke kantor Direksi yang ada di Solo dengan menggunakan faximile, sehingga mengakibatkan monitoring data surat kurang efisien. Oleh karena itu untuk mempermudah jalannya proses persuratan dan pengarsipan, maka perlu adanya sistem yang dirancang yaitu sistem informasi persuratan dan pengarsipan berbasis web yang terintegrasi antara PG Gondang Baru Klaten dengan kantor Direksi PTPN IX Solo.

Subyek penelitian adalah pembangunan sistem informasi persuratan dan pengarsipan untuk mempermudah jalannya proses persuratan dan pengarsipan dengan berbasis web. Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan wawancara langsung kepada pihak yang terkait antara pihak PG Gondang Baru dengan pihak kantor Direksi PTPN IX Solo. Analisis dilakukan untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang nantinya akan digunakan sebagai bahan untuk membuat sistem ini. Implementasi sistem memanfaatkan Framework Codeigneiter dan MySql. Sistem yang dihasilkan diuji dengan dua metode, yaitu Black Box Test dan Alpha Test.

Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem informasi pengarsipan untuk mempermudah jalannya proses persuratan dengan berbasis web. Dari pengujian Blackbox Test diperoleh 100% responden menjawab bahwa sistem berjalan dengan baik. Dari pengujian Alpha Test diperoleh 36% responden sangat setuju, 64% responden setuju, 0% responden kurang setuju dan 0% responden tidak setuju.

 Kata Kunci : Sistem informasi, pengarsipan, persuratan, web